دفاتر تجاری و دفاتر قانونی تفاوتی دارند؟
گاهی دیده می شود که برخی افراد میان پلمپ دفاتر اداری و پلمپ دفاتر قانونی تفاوت هایی قائل می شوند و به اشتباه این دو را به عنوان ماهیت های جداگانه ای می پندارند. اما هر دوی این عبارات به یک معناست و تفاوتی ندارد.
دفاتر قانونی چه هستند؟
دفاتر قانونی که به آن دفاتر تجاری هم می گویند برای کاربردهای مخصوص مالی و مالیاتی استفاده می شوند. برای انجام امور مربوط به پلمپ دفاتر و نوشتن دفاتر قانونی حتما از کارشناسان حسابداری و مالی باید کمک بگیرید.
دفاتر قانونی به دو گروه دفاتر رسمی و دفاتر غیر رسمی تقسیم می شوند که در ادامه به توضیح آن ها می پردازیم.
دفاتر رسمی چه هستند؟
بر اساس قانون تجارت، 4 نوع دفاتر قانونی رسمی وجود دارد که عبارتند از:
- دفاتر رسمی روزنامه
- دفاتر رسمی کل
- دفاتر رسمی دارایی
- دفاتر رسمی کپیه
1) دفاتر رسمی روزنامه:
از میان دفاتر رسمی قانونی، دفتر روزنامه بسیار مهم است. برای پلمپ دفاتر با این دفتر سر و کار داریم. تمامی تجار، شرکت ها و… باید تمامی امور مربوط به به بستانکاری، بدهکاری، معملات تجاری، ظهر نویسی، اسناد معاملات و… را در این دفتر وارد نماید.
تمامی مبالغی که برای مخارج شخصی برداشت می شود و امور واردات و صادرات هم باید در این دفتر ذکر شود.
دفتر روزنامه خودش به دو گروه تقسیم می شود: دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی.
دفتر روزنامه عمومی:
در این دفتر، شرکت ها و نیز تجار کلیه معاملات مالی و دیگر موارد مربوطه را باید به ثبت برسانند. ثبت دقیق اطلاعات مهم است و باید به آن توجه کنید.
دفتر روزنامه اختصاصی:
دفتر اختصاصی به دفتری می گوییم که بر اساس نوع معامله ها و به تفکیک، مورد استفاده قرار می گیرد. به عنوان مثال می توان برای عملیات مالی خرید از یک دفتر استفاده کرد و برای عملیات مربوط به فروش از دفتری دیگر. برای پرداخت های نقدی، پرداخت های غیر نقدی و… هم از دفاتر جداگانه استفاده می شود.
2) دفاتر رسمی کل
دفتر کل از جمله دفاتری است که برای پلمپ دفاتر تجاری از آن استفاده می شود. دفتر کل دفتری است که همه عملیات مالی که در دفتر روزنامه ثبت شده به آن منتقل می شود. خاصیتی که دفتر کل دارد این است که بر اساس نحوه نگارش آن می توان، صورت های مالی و نیز مانده حساب را از آن به دست آورد.
در دفتر کل به ازای هر حساب، یک صفحه وجود دارد. هر تاجر باید حداقل هفته ای یک بار معامله های خود را در دفتر روزنامه بررسی کرده، نوع معامله را مشخص کند و سپس در صفحه مخصوص در دفتر کل وارد نماید.
3) دفتر رسمی دارایی
تجار باید هر ساله لیست کاملی از انواع دارایی های خود، بدهکاری ها و مطالبات یک ساله را در این دفتر وارد نمایند. اطلاعات باید به صورت ریز به ریز و کاملا دقیق و به ترتیب وارد شود و سپس توسط شخص امضا گردد. تکمیل دفتر رسمی دارایی حداکثر تا پانزدهم فروردین سال بعد باید انجام شود.
نکته : در حال حاضر در هنگام پلمپ دفاتر تجاری، از دفتر دارایی استفاده نمی شود.
4) دفتر رسمی کپیه :
تجار تمامی صورتحساب ها، مخابره ها، مرسوله ها و… را باید در این دفتر وارد نمایند. تاریخ امور هم مهم است و باید به درستی وارد شود. اسناد تمامی موارد گفته شده باید به ترتیب و بر اساس تاریخ ورود مرتب شده ودر لفاف و جلدهای مخصوص نگه داری شود.
نکته ای که باید بدانید این است که هنگام اخذ پلمپ دفاتر قانونی، تنها دفتر کل و دفتر روزنامه مورد نیاز است و دفتر کپیه هم مانند دفتر دارایی مرسوم نیست.
دفاتر غیر رسمی شامل چه مواردی هستند؟
از جمله دفاتر قانونی، دفتر معین است که غیر رسمی می باشد. از این دفتر برای جدا کردن حساب های دفتر کل در صورت لزوم استفاده می شود.
انواع دفتر معین کدام است؟
- دفتر معین مخصوص بدهکاران
- دفتر معین مخصوص بستانکاران
- دفتر معین برای اموال
مواقعی هست که نمی توان اطلاعات مشخص حساب ها را از دفتر کل پیدا کرد. در این موارد این حساب ها را در دفاتر معین می نویسیم.
مراحل پلمپ دفاتر
برای پلمپ دفاتر تجاری باید به سامانه اداره ثبت شرکت ها یعنی http://irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید. کار شما در قسمت پلمپ دفاتر تجاری انجام می گردد. در صورتی که شخص متقاضی، شخصی حقوقی باشد که به عنوان مثال در قالب یک شرکت فعالیت می کند باید بخش مربوط به شخص حقوقی را انتخاب کنید.
اطلاعاتی که برای شخص حقوقی باید وارد نمایید شامل شناسه ملی، تابعیت، کد پستی و شماره تلفن ثابت و همراه است. پس از این تمامی اطلاعیه هایی که در قالب پیامک ارسال می شوند، به شماره همراهی که در این قسمت وارد کرده اید ارسال خواهد شد.
فیلدهای مربوط به قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را تکمیل نمایید. سال، ماه و روز مالی را باید بر اساس آن چه در اساسنامه شخصیت حقوقی مشخص شده تکمیل نمایید. سامانه به طور اتوماتیک پایان سال مالی را تعیین می کند.
در مرحله بعد باید اطلاعات آدرس مربوطه برای دریافت دفاتر پلمپ شده را وارد نمایید.
برای پلمپ دفاتر چه آدرسی باید بزنیم؟
دفاتر پس از این که پلمپ می شوند به آدرسی که مشخص کرده اید ارسال می شود. بنابراین مهم است که اطلاعات کاملا صحیح و درستی را وارد نمایید. اگر می خواهید آدرس مربوط به شهری را انتخاب نمایید اما در میان گزینه ها وجود ندارد، یعنی فعلا سامانه ان شهر را پوشش نمی دهد. ( در حال حاضر این کار فقط برای تهران انجام می شود.)
پس از انجام تمامی مراحل قبلی باید اطلاعات مربوط به شخص حقوقی را بررسی نمایید. در صورتی که اطلاعات درست و بدون مشکل است باید گزینه تایید اطلاعات شخص حقوقی را بزنید. در صورتی که مشکلی وجود دارد باید به اداره ثبتی مربوطه مراجعه نمایید.
در مرحله بعد به کاربران شماره پیگیری داده می شود. سمت فردی که اظهارنامه را تکمیل می کند را انتخاب نمایید و هم چنین اطلاعات یک نفر از اعضای هیات مدیره را وارد کنید.
پس از آن باید اطلاعات دیگر افرادی که عضو هیات مدیره هستند را همراه با اطلاعات شخصی آنان وارد نمایید. از جمله اطلاعاتی که باید وارد نمایید می توان به نام و نام خانوادگی، تاریخ تولد، نام پدر و… اشاره کرد. سپس بر روی ” گام بعدی” کلیک کنید تا وارد مرحله بعد شوید.
آیا مشخصات هیئت مدیره در پلمپ ضروری است؟
بله ضروری است، در این گام باید اطلاعاتی در مورد اعضای هیات مدیره را وارد نمایید. اعضا باید مشخص شوند، سمت هر کدام باید بیان شود، مدت تصدی به صورت محدود یا نامحدود باید معلوم شود و تاریخ شروع فعالیت را هم باید ذکر نمایید. هم چنین حدود حق امضاء را هم باید مشخص نمایید.
” دفتر مورد تقاضای شخص” هم مرحله ای است که باید تکمیل نمایید. در این مرحله نوع دفتری که می خواهید باید مشخص می گردد. به عنوان مثال شما ممکن است به دفتر کل، دفتر روزنامه و… احتیاج داشته باشید. هم چنین باید تعداد برگ های دفتر، تعداد جلدها و نیز اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید.
پس از انجام مراحل قبلی وارد صفحه ای می شوید که جهت تایید اطلاعات تهیه شده است. در این مراحله با زدن گزینه مربوطه، اطلاعات را تایید می کنید تا وارد مرحله بعد شوید.
پس از این که اطلاعات قبلی را به درستی وارد نمودید باید بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کنید. شما باید اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر را مهر و امضاء کنید و به همراه سایر مدارک مورد نیاز به اداره ثبت ارسال کنید. اداره ثبت، دفاتر پلمپ شده را برای شما به آدرسی که مشخص می کنید ارسال خواهد کرد.
پس از این که کد پیگیری دریافت نمودید بر روی گزینه پلمپ دفاتر کلیک نمایید. شماره پیگیری و نیز تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه وارد نمایید و بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کنید.
کارشناسان حقوقی مدارک شما را بررسی می کنند. در صورتی که مدارک شما مورد تایید کارشناس باشد می توانید برای پرداخت وجوه مربوط به پلمپ دفاتر اقدام کنید. شما باید وجوه را از طریق خود سامانه پرداخت نمایید. پیگیری پلمپ دفاتر از طریق همین سامانه امکان پذیر است.
مدارک مورد نیاز اشخاص حقیقی برای پلمپ دفاتر
- متقاضی باید کپی کارت ملی خود را ارائه نماید.
- ارائه کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت لازم است.
مدارک مورد نیاز اشخاص حقوقی برای پلمپ دفاتر
- مدیر عامل باید کپی کارت ملی خود را ارائه دهد.
- وجود مهر شرکت لازم است.
- از روزنامه تاسیس شرکت باید یک کپی ارائه گردد.
- در صورتی که شرکت تغییراتی داشته باید یک کپی از روزنامه حاوی تغییرات ارائه شود.
- در صورتی که وکیل امور لازم را انجام می دهد وجود وکالتنامه ضروری است.
چه زمانی باید برای دریافت دفاتر اقدام کرد؟
برای دریافت دفاتر مربوط به هر سال، باید سال قبل از آن یعنی پیش از این که سال مالی جدید شروع شود، اقدام نمایید. در صورتی که صفحات دفاتر شما پیش از پایان سال ملی تمام شود باید نسبت به اخذ دفاتر دید اقدام نمایید.
چرا دفاتر رد می شوند؟
- از دفاتر سال قبل استفاده شده است.
- اطلاعات به صورت کذب ثبت شده اند.
- فعالیت های مربوط به شعبات یا نمایندگی ها ثبت نشده است.
- صفحات به شکلی غیر واقعی سفید مانده است و در واقع قصد سوء استفاده وجود دارد.
- یک یا تعدادی از فعالیت ها ثبت نشده است.
- برخی از مندرجات از طریق تراشیدن، پاک کردن و… تغییر کرده است.
- دفاتر از پلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ است.
کاربرد دفاتر پلمپ چیست؟
- برای ارائه اظهارنامه مالیاتی لازم است.
- برای اخذ کارت بازرگانی به دفاتر پلمپ احتیاج دارید.
گواهی پلمپ دفاتر
گواهی پلمپ دفاتر چیست؟ این گواهی شامل چه مواردی می شود؟ خوب معمولا خیلی کم پیش خواهد آمد که نیاز به این گواهی داشته باشید. شرح این گواهی به این صورت است:
مرجع صادر کننده: اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاري
گواهی پلمپ دفاترشرکت /خانم /آقا …………………..دفاتر خود را در تاریخ………………به شماره ……………………….در این اداره کل پلمپ نموده است .این گواهی حسب درخواست متقاضی جهت ارئه به ……………………صادر گردیده است.
برخی از دلایلی که باعث رد دفاتر قانونی می شوند به اختصار به شرح زیر می باشند :
هرگاه دفاتر قانونی به دلیل منطبق نبودن و یا رعایت نکردن الزامات قانونی در تهیه، تحریر و یا انجام اصلاحات ؛ از نظر کارشناس مالیاتی تایید نگردد و آن دفاتر را نپذیرد، اصطلاحا به آن ” رد دفاتر “ گفته می شود.
- استفاده از دفاتر سال های قبلپ
- ثبت هرگونه اطلاعات غیر واقعی
- ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه شرکت
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت
- تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات
- درصورتی که دفاتر از پلمب خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد
صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده (چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تراز افتتاحی باشد موجب رد دفاتر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر در آخر هر روز یا هر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود، به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد)
